Umowa B2B zamiast etatu. Ile zostaje z faktury, co tracisz i kiedy inspektor uzna ją za etat

Umowa B2B kusi zwykle wyższą kwotą na fakturze niż pensja brutto na etacie. Tyle że od tej kwoty sam płacisz ZUS i podatek, a płatny urlop, wynagrodzenie chorobowe i kodeksowe wypowiedzenie znikają. Z 15 000 zł netto na fakturze zostaje około 10 070 zł, zanim zapłacisz księgowej. Poniżej masz rachunek, listę strat i zapisy, które warto dopisać, zanim cokolwiek podpiszesz.

Czy do B2B musisz założyć firmę

Zazwyczaj tak. Umowa B2B to relacja między przedsiębiorcami, więc jako osoba fizyczna zwykle prowadzisz jednoosobową działalność i wystawiasz faktury. Wniosek o wpis do CEIDG jest wolny od opłat. Od tej chwili nie jesteś pracownikiem, tylko firmą, która sprzedaje usługi innej firmie.

Twoją umowę ocenia się też według innych przepisów. Zwykle jest to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Kodeks pracy jej nie dotyczy, chyba że współpraca wygląda jak etat. Wiele spraw, które na etacie rozstrzyga ustawa, tutaj zależy od tego, co zapiszecie w umowie.

Ile zostanie ci z faktury

Nikt nie odprowadzi za ciebie składek ani zaliczek. Trzy pozycje płacisz sam:

• ZUS. Pełne składki społeczne w 2026 r. to 1926,76 zł miesięcznie z dobrowolnym chorobowym albo 1788,29 zł bez niego. Jeśli zakładasz firmę pierwszy raz albo po co najmniej 5 latach przerwy, możesz zacząć taniej: przez 6 miesięcy bez składek społecznych (ulga na start), potem przez 24 miesiące od niższej podstawy, czyli 456,18 zł z chorobowym albo 420,86 zł bez niego.
• Składka zdrowotna. Przy podatku liniowym 4,9% dochodu, przy skali 9% dochodu, w obu przypadkach co najmniej 432,54 zł. Przy ryczałcie kwota zależy od przychodu od początku roku: 498,35 zł do 60 000 zł, 830,58 zł do 300 000 zł, a powyżej 1495,04 zł.
• Podatek. Do wyboru masz skalę (12%, a od nadwyżki ponad 120 000 zł 32%) albo podatek liniowy 19%. Trzecia droga to ryczałt od przychodu, którego stawka zależy od rodzaju usług, na przykład 12% przy części usług informatycznych.

Przykład: 15 000 zł netto miesięcznie, podatek liniowy, pełny ZUS z chorobowym, bez ulg i kosztów firmowych. Składki społeczne to 1926,76 zł, składka zdrowotna 640,59 zł, podatek 2362,20 zł. Zostaje około 10 070 zł, a z tego płacisz jeszcze księgową i sprzęt.

Stawkę ustalaj więc od końca. Porównuj to, co zostaje po wszystkich opłatach, z pensją netto na etacie, a nie fakturę z pensją brutto. Od wyniku odejmij jeszcze dni, za które nikt ci nie zapłaci, czyli urlop i chorobę. Formę opodatkowania przelicz z księgową na swoich liczbach, bo najtańsza zależy od przychodu i kosztów.

Co tracisz w porównaniu z etatem

Te pozycje warto mieć przed oczami podczas rozmowy z firmą:

• Płatny urlop. Na etacie masz 20 albo 26 dni. Na B2B masz tyle, ile wpiszesz do umowy. Przy rozliczeniu za dni lub godziny każdy dzień wolny to dzień bez zarobku.
• Chorobowe. Na etacie przez pierwsze 33 dni choroby w roku (14 dni po ukończeniu 50 lat) masz co najmniej 80% wynagrodzenia od pracodawcy. Na B2B firma nie płaci nic. Zasiłek z ZUS dostaniesz tylko przy dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym, po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. Wlicza się do nich wcześniejsze ubezpieczenie z etatu, jeśli przerwa nie przekroczyła 30 dni.
• Ochrona przed zwolnieniem. Na B2B nie działa ochrona znana z Kodeksu pracy. Firma kończy współpracę na zasadach z umowy.
• Okres wypowiedzenia. Na etacie wynosi 2 tygodnie, miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu. Na B2B te terminy nie obowiązują. Gdy umowa milczy, firma może ją wypowiedzieć w każdym czasie. Płaci wtedy za wykonaną pracę i zwraca wydatki, a przy braku ważnego powodu naprawia też szkodę.
• Limit odpowiedzialności za szkodę. Na etacie przy szkodzie nieumyślnej płacisz najwyżej 3-miesięczne wynagrodzenie. Na B2B odpowiadasz na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, bez tego limitu. Przy drogim sprzęcie, danych klientów albo dużych projektach to realne ryzyko.

Co wpisać do umowy, żeby odzyskać część ochrony

Większość tych rzeczy odzyskasz zapisami, jeśli zadbasz o to przed podpisaniem. Przejrzyj projekt i sprawdź te punkty:

• Dni wolne. Ile dni możesz nie świadczyć usług, z jakim wyprzedzeniem je zgłaszasz i czy dostajesz za nie wynagrodzenie.
• Okres wypowiedzenia. Konkretny czas, na przykład miesiąc, taki sam dla obu stron. Dopisz, że firma płaci za cały ten okres także wtedy, gdy wcześniej rezygnuje z twoich usług. Ustal też, kiedy można rozwiązać umowę od razu.
• Termin płatności. Konkretna liczba dni od doręczenia faktury. Bez terminu w umowie firma ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu. Termin dłuższy niż 60 dni jest co do zasady niedozwolony, a gdy płaci duża firma, a ty jesteś mikro-, małym albo średnim przedsiębiorcą, nie ma od tego wyjątku.
• Odsetki zamiast kar. Kary umownej za spóźniony przelew nie zastrzeżesz, bo kara dotyczy tylko zobowiązań niepieniężnych. Za opóźnienie należą ci się z ustawy odsetki (stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych) i rekompensata: 40 euro przy kwocie do 5000 zł, 70 euro do 50 000 zł, 100 euro od tej kwoty. Możesz uzgodnić wyższe odsetki.
• Odpowiedzialność za szkodę. Rozmawiaj o górnym limicie kwotowym. Odpowiedzialności za szkodę umyślną wyłączyć się nie da. Sprawdź też kary umowne wpisane przeciwko tobie, bo należą się bez względu na wysokość szkody.

Dlaczego tak szczegółowo? Przepisy o niedozwolonych zapisach w umowach chronią przedsiębiorcę tylko wtedy, gdy umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego. Umowa na usługi z twojej branży zwykle taki charakter ma. Każdy warunek, na którym ci zależy, musi być w umowie czarno na białym.

Częsty błąd: podpisanie gotowego wzoru od firmy bez żadnych poprawek. Odeślij projekt z własnymi uwagami. Prośba o dni wolne czy okres wypowiedzenia to w B2B normalny element negocjacji.

Jak przejść z etatu na B2B krok po kroku

1. Policz rachunek. Dopiero z nim podawaj stawkę i wybieraj formę opodatkowania.
2. Wynegocjuj umowę. Ma opisywać usługi, a nie godziny i miejsce pracy.
3. Załóż działalność w CEIDG. Do ZUS zgłaszasz się w ciągu 7 dni od startu.
4. Wybierz podatek. Oświadczenie o podatku liniowym albo ryczałcie składasz do 20. dnia miesiąca po miesiącu pierwszego przychodu. Bez niego płacisz według skali.
5. Ustaw przypomnienia. Składki ZUS opłacasz do 20. dnia następnego miesiąca.

Skoro wystawiasz faktury, sprawdź od razu, jak działa krajowy system e-faktur. Piszemy o tym w tekście KSeF w małej firmie: od kiedy faktura musi przejść przez system i co to zmienia.

Czy możesz przejść na B2B u obecnego pracodawcy

Możesz, ale nie na starych zasadach. Kodeks pracy wprost zakazuje zastąpienia umowy o pracę umową cywilnoprawną, gdy warunki pracy zostają te same. Jeśli zmienia się tylko papier, masz ukryty etat.

Gdy dla tej samej firmy robisz to, co robiłeś na etacie, tracisz też część korzyści:

• Ulga na start i niższe składki przez 24 miesiące. Nie przysługują, jeśli wykonywałeś te czynności na etacie w bieżącym albo poprzednim roku kalendarzowym.
• Ryczałt. Ta sama zasada: etat w roku podatkowym albo w roku poprzednim. Od pierwszego takiego przychodu do końca roku płacisz podatek na zasadach ogólnych.
• Podatek liniowy. Tracisz go, jeśli te czynności wykonywałeś na etacie w tym samym roku podatkowym. Zaliczki od początku roku przeliczasz wtedy według skali i dopłacasz odsetki.

Kiedy inspektor pracy uzna B2B za etat

Sama nazwa umowy niczego nie przesądza. Praca pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę jest stosunkiem pracy bez względu na to, co napisano w nagłówku. Na B2B sam decydujesz, kiedy i gdzie pracujesz, a firma określa zakres usług, nie sposób ich wykonania.

Sygnały ostrzegawcze, na które warto patrzeć przy czytaniu projektu i w pierwszych tygodniach współpracy:

• umowa albo przełożony wyznacza ci stałe godziny pracy i obowiązek bycia w biurze,
• dostajesz szczegółowe polecenia, jak wykonać każde zadanie, zamiast opisu oczekiwanego rezultatu,
• musisz prosić o zgodę na każdą nieobecność tak jak pracownik,
• w umowie zamiast zakresu usług jest opis stanowiska, jak w ofercie pracy,
• robisz dokładnie to samo co koledzy na etacie, na takich samych zasadach, różni was tylko faktura.

Od 8 lipca 2026 r. inspekcja pracy może stwierdzić stosunek pracy sama, bez sądu. Przepisy obejmują też umowy zawarte wcześniej. Wygląda to tak:

1. W trakcie kontroli inspektor daje obu stronom zająć stanowisko i może wydać na piśmie polecenie zawarcia umowy o pracę, z terminem.
2. Gdy firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą stosunek pracy. Bierze pod uwagę wolę stron, o ile nie jest sprzeczna z prawem i nie służy obejściu przepisów.
3. Każda ze stron, także ty, ma miesiąc na odwołanie do sądu. Decyzję wykonuje się po upływie tego terminu albo po prawomocnym wyroku, chyba że dostanie rygor natychmiastowej wykonalności.

Uwaga: decyzja wskazuje rodzaj umowy, czas pracy i wynagrodzenie. Gdy inspektor nie zdoła ich ustalić, wpisuje umowę na czas nieokreślony, pełny etat i pensję minimalną. Umowa liczy się od daty decyzji, a jeśli firma zerwie współpracę po rozpoczęciu kontroli, od dnia jej rozpoczęcia. Od wydania decyzja ma skutki także dla podatku i ZUS. Składki opłacone z działalności zalicza się na poczet składek pracowniczych. O wcześniejszy okres inspektor może wystąpić do sądu.

Firmie grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Uniknie jej, jeśli umowę zawartą przed 8 lipca 2026 r. sama zamieni na umowę o pracę w ciągu 12 miesięcy od tej daty. Decyzja nie może być powodem niekorzystnego traktowania ani zwolnienia. Przy wątpliwościach firma może zapytać Głównego Inspektora Pracy: interpretacja kosztuje 40 zł, a termin na nią to 30 dni. Ty też możesz sam pozwać do sądu pracy o ustalenie stosunku pracy.

Czy lata na B2B przepadną po powrocie na etat

Nie. Od 1 maja 2026 r. także prywatni pracodawcy doliczają do stażu działalność gospodarczą. Liczą się okresy z opłaconymi składkami emerytalnymi, rentowymi lub wypadkowymi, a także 6 miesięcy ulgi na start, choć składek wtedy nie ma. Niezapłacony miesiąc może więc wypaść ze stażu, dlatego pilnuj regularnych wpłat.

Liczy się też rodzaj stażu. Do urlopu wlicza się każda działalność. Do okresu wypowiedzenia tylko ta, w której świadczyłeś pracę na rzecz tego samego pracodawcy. Okres potwierdzasz zaświadczeniem z ZUS, a wniosek składasz sam przez swój profil w systemie ZUS. Pracodawca nie zrobi tego za ciebie. Więcej o liczeniu dni urlopu piszemy w tekście Urlop wypoczynkowy: ile dni przysługuje i co od 2026 roku wlicza się do stażu.

Co zrobić, gdy firma nie płaci albo zrywa umowę

Gdy faktura się spóźnia, wyślij wezwanie z numerem faktury, terminem z umowy, kwotą i odsetkami. Zachowaj korespondencję, faktury i potwierdzenia wykonania usług. Nie odkładaj tego: podatek liczy się od kwot należnych, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił, a składki ZUS też idą co miesiąc.

Gdy wezwanie nie działa, zostaje pozew. Przy kwocie od 10 000 do 15 000 zł opłata wynosi 750 zł, a w elektronicznym postępowaniu upominawczym czwartą część, czyli 188 zł. Nie zwlekaj, bo wynagrodzenie za usługi świadczone zawodowo przedawnia się po 2 latach. Szczegóły znajdziesz w tekście Przedawnienie długu: po ilu latach i co przerywa jego bieg.

Gdy firma nagle kończy współpracę, sprawdź okres wypowiedzenia w umowie. Jeśli go pominęła, żądaj zapłaty według umowy. Jeśli umowa milczy, masz prawo do wynagrodzenia za wykonaną pracę i zwrotu wydatków, a przy braku ważnego powodu także do odszkodowania.

Zanim spór trafi do sądu, rozważ mediację. Jest dobrowolna, więc potrzebna jest zgoda obu stron. Tak samo sąd polubowny: rozstrzyga tylko wtedy, gdy strony tak umówiły się w umowie. Najprościej wpisać to od razu do kontraktu.