Kasa fiskalna online: kto ma obowiązek i jak działa kasa online

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od dwóch rzeczy: co sprzedajesz i komu. Część branż musi korzystać z kasy od pierwszego paragonu, inni mogą długo pracować bez urządzenia, dopóki sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekroczy ustawowego limitu. Poniżej wyjaśniamy, jakie są rodzaje kas, kogo dotyczy obowiązek stosowania kasy, jak liczyć limit, jak zarejestrować urządzenie i ile można odzyskać dzięki uldze.

Kasa fiskalna online to jeden z czterech typów kas, obok dwóch tradycyjnych i wirtualnej

Przepisy przewidują cztery rodzaje kas fiskalnych: kasy online, kasy z elektronicznym zapisem kopii, kasy z zapisem papierowym kopii oraz kasy wirtualne, czyli kasy w formie oprogramowania. Dwa środkowe rodzaje to tradycyjne kasy fiskalne, nazywane potocznie kasami starego typu. Kasa wirtualna nie jest osobnym pudełkiem przy ladzie, lecz programem, który pełni funkcję urządzenia.

Najważniejsza różnica polega na komunikacji z administracją. Kasa rejestrująca online łączy się z Centralnym Repozytorium Kas, więc przesyłanie danych z kasy odbywa się bez udziału właściciela. W przypadku tradycyjnej kasy więcej formalności spoczywa na użytkowniku kasy. Dla klienta różnicy prawie nie ma: w każdym przypadku dostaje paragon.

Kasa online jest obowiązkowa w niektórych branżach bez względu na obrót

Sprzedawcy towarów i usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania muszą korzystać z kasy niezależnie od tego, ile zarabiają. Nie ma tu żadnego progu, poniżej którego obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie znika. Dotyczy to między innymi:

• przewozu osób taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
• doradztwa podatkowego,
• sprzedaży wyrobów tytoniowych (poza pokładami samolotów) oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%.

Ze zwolnienia nie skorzysta również sprzedaż komputerów stacjonarnych i przenośnych, laptopów, tabletów, urządzeń peryferyjnych oraz konsol do gier. Jeśli zajmujesz się takim handlem, masz obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie od początku działalności.

Lista branż objętych kasami online jest rozszerzana. Według informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów od 1 lipca 2021 r. obowiązek posiadania kasy online objął także podmioty świadczące usługi prawne. Szczegółowe wyliczenia czynności zawiera rozporządzenie w sprawie zwolnień, dlatego przed otwarciem firmy warto sprawdzić aktualne przepisy dla swojej branży.

Zwolnienie z obowiązku stosowania kasy przysługuje do 20 tys. zł sprzedaży konsumentom

Jeśli Twoja branża nie znajduje się na liście bezwzględnej, możesz działać bez kasy, dopóki roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie przekroczy 20 tys. zł. Liczy się tylko ta część obrotu, która trafia do konsumentów i rolników ryczałtowych, a nie cały przychód firmy.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT liczy limit od wartości sprzedaży netto, czyli bez podatku VAT. Osoba zwolniona z podatku od towarów i usług nie ma takiego rozróżnienia między kwotą netto a brutto.

Nowy podatnik jest zwolniony z kasy, jeśli przewiduje, że udział sprzedaży zwolnionej przekroczy 80% w pierwszych sześciu miesiącach działalności. To ważne zwłaszcza dla osób, które dopiero zakładają firmę i rozplanowują pierwsze miesiące, łącznie z tym, jak będzie wyglądało rozliczenie PIT dla jednoosobowej działalności.

Osobna sytuacja to firmy, które nie sprzedają konsumentom wcale. W interpretacji indywidualnej organ podatkowy uznał za prawidłowe stanowisko, że przy sprzedaży wyłącznie firmom, na faktury VAT, nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Interpretacja dotyczy konkretnego wnioskodawcy, ale dobrze pokazuje logikę przepisów. Przy fakturowaniu przydatny będzie też tekst o tym, od kiedy faktura musi przejść przez KSeF.

Pamiętaj, że zwolnienia z obowiązku posiadania kasy obowiązują do 31 grudnia 2027 roku. Kto planuje działalność na dłużej, powinien śledzić, czy przepisy zostaną przedłużone.

Kasa fiskalna jest potrzebna dwa miesiące po miesiącu, w którym przekroczysz limit

Przekroczenie progu 20 tys. zł nie oznacza konieczności zakupu urządzenia jeszcze tego samego dnia. Zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony. Przykładowo, jeśli sprzedaż konsumentom przekroczy próg w marcu, zwolnienie obowiązuje jeszcze w kwietniu i maju, a od czerwca musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie.

Ten czas warto wykorzystać na wybór urządzenia, instalację i przeszkolenie osób, które będą wystawiać paragony fiskalne. Przypominamy, że w limicie liczy się wyłącznie sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych, dlatego warto na bieżąco sumować te transakcje.

Kasa online rejestruje się sama, a tradycyjną trzeba zgłosić do urzędu skarbowego

Pod względem formalności kasy online są wyraźnie prostsze. Według zasad rejestracji kas kasy online fiskalizują się automatycznie i nie trzeba ich zgłaszać do naczelnika urzędu skarbowego. Urządzenie samo przesyła do Centralnego Repozytorium Kas dane o sobie i o właścicielu, a w odpowiedzi otrzymuje numer ewidencyjny.

Przy tradycyjnej kasie, z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, obowiązek zgłoszenia spoczywa na przedsiębiorcy. Terminy wyglądają tak:

1. zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego: w ciągu 7 dni od fiskalizacji,
2. zawiadomienie o nadaniu numeru ewidencyjnego: najpóźniej w ciągu 30 dni od złożenia wniosku,
3. odwołanie od decyzji o nadaniu numeru: 14 dni od otrzymania zawiadomienia.

Na co dzień obsługa obu typów jest podobna: przy użyciu kasy fiskalnej rejestrujesz każdą transakcję i wydajesz klientowi dowód zakupu. Różnica dotyczy głównie przesyłania danych i formalności przy uruchomieniu urządzenia.

Ulga na zakup kasy fiskalnej online wynosi do 700 zł, jeśli zdążysz w terminie

Przy zakupie kasy online można odzyskać część wydatku. Ulga na zakup kasy online wynosi 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł na jedno urządzenie. Jeśli potrzebujesz kilku kas, limit liczy się osobno dla każdej z nich.

Aby skorzystać z ulgi na zakup, trzeba rozpocząć ewidencję na kasie online w ciągu 6 miesięcy od powstania obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Kto zwleka dłużej, traci prawo do zwrotu, więc zakup kasy fiskalnej warto zaplanować zaraz po tym, jak powstał obowiązek.

Z obowiązkiem kasy wiąże się jeszcze jedna zasada. Przedsiębiorcy, którzy muszą używać kasy fiskalnej, mają obowiązek umożliwić konsumentom płatność bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. W praktyce oznacza to, że razem z kasą trzeba zapewnić klientom możliwość zapłaty kartą lub inną metodą bezgotówkową.